Reglas de oro para la facturación electrónica

Las reglas de la nueva versión del CFDI 3.3 llevan ya varios meses rigiendo las obligaciones fiscales de las empresas con actividades en México.

No obstante, siguen existiendo muchas dudas entre los contribuyentes, y las malas prácticas que conllevan pueden implicar sanciones significativas para las organizaciones.

DOMINA LAS NUEVAS REGLAS DEL JUEGO Y TEN SIEMPRE EN MENTE EL CALENDARIO FISCAL

Las nuevas normas fiscales no solo se deben cumplir de forma adecuada, sino que en tiempos estipulados. Despistarse es muy habitual, y más cuando cambian las reglas. Es por esa razón que las modificaciones en la reglamentación del SAT implican transiciones complicadas para empresas que deben adaptar una gran cantidad de sus procesos al nuevo marco fiscal.

Para una empresa que posee un ERP (Enterprise Resource Planning) como nuestros clientes en FacturateFacil, y cuyos procesos están funcionando de manera integrada, los cambios fiscales ponen en marcha proyectos internos de adaptaciones del software. Respecto a este punto, mantenemos actualizaciones constantes configuramos rápidamente los cambios, y planeamos estos proyectos con tiempo para tenerlos finalizados antes de que finalice el período de gracia estipulado por el SAT.

LOS CAMBIOS FISCALES AFECTAN A MUCHAS ÁREAS DE TU EMPRESA

Organizar un proyecto interno de modificación del ERP por cambios fiscales requiere de un gran esfuerzo. Como primer paso, por supuesto, el área de impuestos de la empresa debe analizar la ley y llegar a entender en detalle los nuevos requerimientos, tarea que a veces no es fácil, dado que las normas suelen ser poco claras al principio. En FacturateFacil estamos comprometidos con asesorar en todo el proceso de integración.

Esos requerimientos deben ser plasmados en el ERP, y una vez hecho eso, se debe determinar la mejor manera de llevarlos a cabo en cuanto a diseño y usabilidad del sistema. Este punto requiere de la participación de expertos en ERP, así como a los de las áreas de IT, facturación y finanzas.

Finalmente, se presenta la nueva aplicación a los usuarios, quienes validarán el cambio.

REFORMAS FISCALES SE REPITEN UNA Y OTRA VEZ

Nuestros impuestos cambian cada vez más frecuentemente, y tenemos que pensar más que nunca en diseños y soluciones que sean fáciles de mantener y cambiar. De lo contrario, tendríamos que movilizar a un gran equipo de personas y afrontar altos costos ante cada nueva modificación.

Dedicarles el tiempo adecuado a esas fases implica ahorros futuros.

Lógicamente, es necesario contar con especialistas para ello, expertos en ERP que entiendan los cambios, que estén al tanto de las tendencias y que también puedan preparar el sistema para lo que viene.

AUTOMATIZA TU PROCESO DE FACTURACIÓN EVITANDO ERRORES

El hecho de tener cada vez más reglas que cumplir hace que a veces las personas deban estar más atentas a detalles y prestar aún más atención a tareas que en realidad podrían automatizarse. ¿Por qué arriesgarse cuando podemos evitarlo?.

Es muy recomendable eliminar del todo los procesos manuales de facturación en tu empresa y así evitar errores y multas por parte del SAT.

Además, esto permite que tus empleados puedan dedicarse a tareas más analíticas en lugar de operativas, lo cual es más estimulante para ellos, genera mejores resultados y mayor valor para la empresa.

INTEGRA LOS PACS

Todas las empresas mexicanas utilizan un Proveedor Autorizado Certificado por el SAT (PAC), y además, muchas de ellas ­­–sobre todo las medianas y grandes–, cuentan también con un ERP sobre el que recaen sus transacciones.

Es importante asegurarte que ambos sistemas trabajen de la mano y que la facturación no suponga horas extras de trabajo a tus departamentos de contabilidad e impuestos, como ocurre, por ejemplo, cuando los XML de una factura o los complementos de pagos se pierden por el camino.

Para eso, lo mejor es encontrar una forma eficiente de integrar el PAC con el ERP de tu empresa.

En FacturateFacil te ofrecemos una herramienta integral ERP + PAC en un solo sistema.